「伝わるパワポの資料」を中間管理職が効率よく作る5つのポイント。

2019年11月7日

賛否両論ありますが、パワーポイントを使ったプレゼンテーションは営業スキルとして必要とされています。

資料の作り方、プレゼンの仕方、いろんな要素があってすべてのスキルが整わないと、良いプレゼンは出来ませんし、何を伝えたかったのか??となるとせっかくもらった時間も無駄になり、お客様からの印象も逆に悪くなってしまいます。

20数年間の営業マン生活の中で身に付けた、上手く使えば有効なツールになるパワーポイントの資料作りの押さえておきたいポイント・コツを紹介します。



 

先に構成を考え下書きしておく

資料作成をする時、いきなりパワポを開いて作業を始めたりしていませんか??

これをしてしまうと、無駄にページ数が増えたりしますし、何より内容がまとまらずにプレゼンしにくい・伝わらない資料になってしまいます。

プレゼンを聴いていて「ダラダラ長いなぁ・・・」「内容が良くわからない??」時は、たぶんこんな感じで作られた資料のプレゼンに間違いありません。

良い資料作りのスタートは、まずは資料の構成、下書きを先にしておきます。

例えば「新製品の発表・紹介」の場合は「起承転結」「5W1H」とか色んな考え方はありますが、相手に何を伝えたいか?を箇条書きにしてみます。

①製品開発背景

②製品仕様・スペック

③前モデル、他社比較

④導入メリット

⑤コスト・納期

ざっくりとこの5項目ぐらいあれば、新製品について説明が出来ると思いますので、この5項目を目次として1ページ作っておきます。

①~⑤の順番は資料を作りながら内容、プレゼンの進め方を吟味してから並び変えても良いですが、まずはこの順番で作ってくとします。

構成と下書きはこんな感じでOKです。

①~⑤それぞれの題目(キーワード)に対して資料を作成していけば、何を伝えたいかを明確に出来て資料も作りやすくなります。

 

こんな感じで目次で決めたキーワードを各ページのタイトルにしておけば、資料作成がしやすくなりますし流れができます。

 

プレゼンし易い資料にする

アニメーションや写真・動画を資料に取り入れると見栄え・インパクトが出るのですが、あまりそれが目立ちすぎるとプレゼンがしにくくなりますし、肝心な事が伝わらない事もあります。

プレゼンを聴いた人も何となくインパクトは有ったけど、内容はよく覚えていないなぁ‥・となると、伝わるプレゼンでは無くなります。

自分がプレゼンする時に、資料がどの様に見えれば「伝わる」かを考えて、ビジュアルに拘り過ぎない様にしておきましょう。



 

ページ数を無駄に増やさない

あれもこれもと資料を作っていくと気が付けば膨大なページ数になっていることありませんか??

プレゼンは「伝える」事が重要ですが与えられた時間内に完了する事も大切です。

多すぎるページ数の資料は聞いている人は途中で飽きてしまいますし、いつ終わるねん・・・みたいな空気になります。

例えば10分間のプレゼンなら資料1枚1分として、10ページ程度の資料を目途にしてそのページ数に収まる様に資料を構成・作成しておけば、ページ数も適正、多少前後するとしても時間も大幅にオーバーする事もありません。

「伝えたい事」を詰め込んでページ数は出来なりにせずに、決まったページ内に「伝えたい事」を納める為に、どう資料を作るか?どうプレゼンしたら時間内に伝える事ができるかを考えて作りましょう。

 

文字の数は最小限・サイズは最大限

プレゼン資料をみると「文字だらけ」「細かい数字の羅列」「文字が小さくて見えない」こんな資料みたことありますよね?

しかも書いてある文字をひたすら読むだけ・・・こんなプレゼンならわざわざ聞かずに印刷して資料を貰えれば良いなぁって思います。

プレゼンの資料はキーワードと箇条書きにしておいて、それぞれの項目を言葉で伝えるのがプレゼンですから、「後ろの席の人も見えるか」「自分で説明し易いレイアウトになっているか」こんな事を意識しながら作りましょう。

 

例えば製品開発背景を人出不足とした場合

こんな文字だらけの資料を見せられて書いてある文章を読むだけなら時間の無駄ですよね??

しかもなんの興味もわかないし、期待感も出ないのでしっかりと聞いてもらえる確率は下がります。

 

装飾はしていませんが、こんな感じにまとめて説明する事で参加者が聞いてくれるようになるはずです。

文字のフォントサイズも内容によって変えたり、背景を説明して理解してもらっておいてこの問題を解決する新製品しておけば、聴く側はこの先の資料に対して興味を持つでしょう。

纏める事でページ数の削減にもなりますし、資料を纏めるスキルも身に付きます。


 

見た目にこだわる

見た目に拘り過ぎで動画や画像が多すぎたり、色遣いが派手すぎたりはNGですが、せっかく人前で公開する資料なら見た目にもこだわりたいですよね。

これにもコツがあって、色をたくさん使わずに3色程度にしておくと全体のまとまりが出ます。

あとは色の組み合わせもありますし、作り出すとどんどん色数が増え派手になってしまいがちですので、背景は「白」に固定しておいて、文字の色も「黒」にせず、「濃いグレー・紺」にして、フォントは1種類にしておきましょう。

あとは個人のセンスと慣れになると思いますが、チャレンジし続けるとどんどん良くなっていきますから何度も見直して仕上げていきましょう。

さっきの資料に少し装飾してみましたが、見易くなっていると思います。

これをたたき台にして、他のページとの色合いを調整したり、もう少し装飾したり、画像やグラフを足したりしていくとより良い資料になっていきます。

矢印やフローチャート、グラフなんかを加えていくとそれらしい資料になりますよ。

 


 

資料作りは大変ですけど、せっかく作るなら楽しんで拘って作るとプレゼンするのも気合が入ります。

あまりこだわり過ぎて時間を掛け過ぎない様にする事も資料作りには大切ですけどね!

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Posted by mrt